AIサポート搭載でOutlookはどう変わる？
Copilot in Outlookは、メールのやり取りを効率化することができます。重要なメールが届いた場合でも、Copilotがあれば、優先度の高いメールを選別することができ、時間を節約することができます。Outlook Mobileでも利用可能で、長いメールのスレッドを要約してくれたり、Excelファイルからデータを取り出して、返信のドラフトを作成してくれます。さらに、Copilotが自動的に回答を生成するため、簡潔に書くことができ、スタイルを変更したり、文章を加筆・修正したりすることができます。提案された回答をレビューして、送信するだけで、生産性が飛躍的に向上します。
“Microsoft 365 Copilot in Outlook”より翻訳
多くのビジネスパーソンも利用するWindowsの定番メールソフトであるMicrosoft Outlook。今回はMicrosoft 365 Copilotによってどのように変わるかをみていきます。
Microsoftより公開されている↑の動画によれば、Copilotの搭載により以下のような機能追加があるようです。
- 優先度の高いメールの選別
- 長いメールのスレッドの要約
- Excelファイルからデータを取り出して、メールのドラフトを作成
- 自動メール生成：スタイル変更、文章変更が簡単に
優先度の高いメールの選別
重要なポジションにあるビジネスパーソンであれば、1日に100通を超えるメールを受信する方も珍しくないですよね。Copilotはこの中からメールをトリアージ(優先順位付け）し、重要なメールを見落とさないよう手伝いをしてくれます。
長いメールスレッドの要約
取引先とのメールのやりとりが込み入った結果、メールスレッドがとんでもなく長くなることってありますよね。Copilotはそうした長いメールスレッドを一瞬で要約してくれます。
Excelファイルからデータを取り出して、メールのドラフトを作成
Excelからデータを取り出し、そのデータを使ってメールをドラフトしてくれるようです。
メールは構成や内容を考え、書き出すまでが一番めんどくさいと思うので、そのプロセスをCopilotが代わりに行ってくれるのはありがたいですね。
自動メール生成：スタイル変更、文章変更が簡単に
受信したメールや様々なデータから自動でメールを生成。自動で生成されたメールはワンクリックで文章全体の長さや雰囲気を変更可能です。自動作成メールの精度を上げるようなデータ整理方法やプロンプトの書き方など今後研究が進みそうですね。
まとめ
現代のビジネスパーソンには欠かせない一方で、わずらわしいメールによるコミュニケーション。
メールの選別や要約、ドラフト作成などの作業をAIが代替してくれることで、このわずらわしさから解放されるかもしれません。
AIの能力を100％発揮させるためには、AIのほうからこちらに寄り添ってもらうのを待つだけではなく、これまでのデータやメールの整理方法をよりシステマチックにするなど、こちらからAIに寄り添うことも大事になりそうです。
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