AIサポート搭載でWordはどう変わる？
Copilot in Microsoft 365は、仕事で創造性を引き出すのに役立ちます。例えば、ビジネスを獲得するために手堅い提案書を作成する必要があるが、提案書を起草する時間がない場合を想像してください。Copilotを使用すると、OneNoteの顧客情報や他の社内文書に基づいて提案書を起草できます。Copilotは、対象ファイルをスキャンして作業を開始し、提供されたファイルからすべての重要な詳細を含む最初のドラフトを素早く生成します。
次に、これを以前の提案書のように見せたいとしましょう。Copilotは、通常使用するフォーマットでドラフトを提供できます。製品画像を挿入し、他のファイルから関連するビジュアルを引用します。ドキュメントの上部に短い概要を含めることもできます。CopilotはFAQを追加するなど、提案書を強化するための提案を行い、微調整するために生成します。
“Microsoft 365 Copilot in Word”より翻訳
多くのビジネスパーソンも利用するWindowsの定番ドキュメント作成ソフトであるMicrosoft Word。今回はMicrosoft 365 Copilotによってどのように変わるかをみていきます。
Microsoftより公開されている↑の動画は特に提案書作成にフォーカスされており、Copilotの搭載により以下のような機能追加があるようです。
- 顧客情報や社内文書に基づく提案書の起草
- 別文書のフォーマットに合わせた提案書作成
- 提案書を強化するための提案
顧客情報や社内文書に基づく提案書の起草
CopilotがWordに搭載されれば、事前に収集した顧客情報や保存されている社内文書に基づいて提案書を自動ドラフトしてくれるようになります。
↑の動画をみると、使用する顧客情報や社内文書は入力した情報からＡＩによってサジェストされたものを使用することになりそうなので、今のうちからファイルの命名規則などをチーム内で決めておくことで、バックデータとして使用できる情報の引き出しが増えそうです。
別文書のフォーマットに合わせた提案書作成
ビジネスパーソンにとって、顧客の引継ぎや自身の部署異動などにより、人が作った文書を流用することは少なからずありますよね。提案書に関して言えば、自分で作った提案書ならまだしも他人が作ったフォーマットってなんだか使いづらいことも。かといって顧客によっては勝手にフォーマットを変えることに行かない場合もしばしば。。。
Copilotが搭載されれば、こうした別文書のフォーマットに合わせた提案書作成をWordが勝手にやってくれることになります。
ただし、書類のフォーマットが「なぜそうである必要があるのか？」という意味をAIは理解せず、あくまで機械的にフォーマットを合わせてくれるだけのような気がするので、十全のチェックはCopilot搭載以降も当面は必要になるものと思います。
提案書を補強するための提案
提案書を強化するための提案として、想定問答集などをつけてくれるようにもなります。
おそらくこのあたりはインターネット上のあらゆる文書を学習データとして取り込んだ大規模言語モデルの得意な分野なのではないでしょうか。
的を得たもの、大きく外れたものかかわらず、おそらく我々が想定しないような質問に対する回答まで用意してくれるようになると思います。うまく活用していきたいですね。
まとめ
Copilotの導入により、提案書の作成からフォーマット修正、想定問答集の作成まで、提案書作成にかかかるありとあらゆるプロセスが自動化できそうです。
↑の動画は、提案書にフォーカスした内容となっていますが、ビジネスで使用する様々な属性の書類）（報告書や契約書、請求書などなど）も、おそらくCopilot in Wordでは同じようなアルゴリズムで取り扱える確率が高いものと考えています。
また、以下の記事でも取り上げているのですが、Copilot搭載後はPowerPointで作成したプレゼンテーションをWordドキュメントに自動変換できるようになるようです。またその逆も然り。
面倒な書類作業はAIに任せて、我々はもっと仕事でも仕事以外でももっと有意義なことに時間を使えるようになりたいものです。
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